Många stannar kvar hos en byrå de inte är nöjda med för att de tror att ett byte är krångligt. Det är det sällan. Här är hela processen – och vad du har rätt att få med dig.
Den vanligaste anledningen till att företagare stannar hos en byrå de vuxit ifrån är inte att de är nöjda – det är att de tror att ett byte är besvärligt. I praktiken är det oftast en fråga om några veckors överlappning och rätt underlag. Här går jag igenom hur det går till.
När är det rätt läge att byta?
Det smidigaste är att byta vid ett räkenskapsårsskifte, eftersom den nya byrån då får ett rent utgångsläge med fastställda ingående balanser. Men du kan byta när som helst under året – det kräver bara att den nya byrån stämmer av balanserna per bytesdatumet. Vänta alltså inte på årsskiftet om du är missnöjd nu.
Steg för steg
- Säg upp ditt nuvarande avtal. Kontrollera uppsägningstiden – den är ofta en till tre månader. Du behöver inte ange skäl.
- Den nya byrån begär ut räkenskapsinformationen. Det centrala är en SIE-fil (export av hela bokföringen), men även verifikationer, balans- och resultatrapport, huvudbok, ev. anläggningsregister, lönehistorik och underlag för pågående ärenden behövs.
- Ge behörigheter. Bjud in den nya byrån i ditt bokföringsprogram (t.ex. Fortnox) och registrera konsulten som ombud hos Skatteverket, så att de kan hantera deklarationer och skattekonto åt dig.
- Teckna personuppgiftsbiträdesavtal. Den nya byrån hanterar personuppgifter åt dig, så ett biträdesavtal enligt GDPR ska finnas på plats.
- Stäm av ingående balanser. Den nya byrån kontrollerar att utgående balans hos den gamla byrån överensstämmer med den ingående balans man börjar på.
Vad den gamla byrån måste lämna ifrån sig
Räkenskapsinformationen tillhör dig som företagare, inte byrån. En seriös byrå lämnar ut SIE-fil och underlag utan dröjsmål. Tänk på att själva arkiveringsansvaret ligger på dig som är bokföringsskyldig – räkenskaps-informationen ska enligt bokföringslagen bevaras i normalfallet sju år. Säkerställ därför att du får med dig allt, inte bara innevarande år.
Vanliga farhågor – och varför de sällan stämmer
- "Det blir rörigt mitt i året." Sällan – en SIE-fil och en balansavstämning löser det.
- "Det blir dyrt." Onboarding och byråbyte är ofta kostnadsfritt hos den nya byrån; den verkliga kostnaden är att stanna kvar någonstans som inte fungerar.
- "Jag förlorar historiken." Nej – SIE-filen innehåller hela din bokföring.
Sammanfattning
Ett byte handlar om uppsägning, en SIE-fil, rätt behörigheter och en balansavstämning. Det går att göra när som helst under året, och historiken följer med. Är du missnöjd är trösklarna lägre än du tror.