Serviceavtal ger el- och VVS-företag stabila, återkommande intäkter – men de måste periodiseras rätt för att resultatet ska stämma. Här är bokföringen för avtal, jour, ROT och garantier.
Serviceavtal är något av det mest värdefulla ett el- eller VVS-företag kan bygga upp: återkommande, förutsägbara intäkter som inte kräver att telefonen ringer. Men de ställer också krav på rätt periodisering – annars hamnar intäkten på fel år. Här är bokföringen.
Förskottsfakturerade serviceavtal ska periodiseras
Fakturerar du en årsavgift i förskott hör intäkten egentligen till hela avtalsperioden, inte till fakturamånaden. Den ska därför periodiseras: hela beloppet bokas inledningsvis som en skuld (i BAS-kontoplanen konto 2970 Förutbetalda intäkter) och intäktsförs sedan jämnt över perioden.
Momsen däremot periodiseras aldrig – den redovisas i sin helhet vid faktureringstillfället. Det är alltså bara nettointäkten som fördelas över tiden.
Exempel: Du fakturerar ett serviceavtal på 24 000 kr exklusive moms i januari, avseende tolv månader. Hela momsen redovisas i januari. De 24 000 kr bokas som förutbetald intäkt och intäktsförs med 2 000 kr per månad under året.
Jour och utryckning
Jour- och utryckningsarbete faktureras normalt i takt med att det utförs, alltså löpande. Ett jouravtal kan ha en fast beredskapsdel (som kan periodiseras som ovan) och en rörlig del per utryckning (som intäktsförs när arbetet görs). Håll isär de två delarna så blir både fakturering och bokföring rätt.
ROT på servicearbete
Utför du ROT-berättigat arbete i en privatbostad kan arbetskostnaden ge kunden ROT-avdrag, även inom ett serviceuppdrag. Tänk på att bara arbetskostnaden ger avdrag, inte material eller resor – läs guiden om ROT-avdrag för hantverkare.
Garantiåtaganden – gör en avsättning
Lämnar du garanti på utfört arbete bör en garantiavsättning göras, så att de framtida garantikostnaderna belastar samma år som intäkten. Hur den beräknas beror på regelverk: i K2 är huvudregeln att avsättningen baseras på tidigare års faktiska garantiutgifter, medan K3 utgår från en bästa bedömning (och nuvärdesberäkning om tidsaspekten är väsentlig). I BAS-kontoplanen krediteras konto 2220 Avsättningar för garantier mot ett garantikostnadskonto (6360/6361). Avsättningen görs normalt i samband med bokslutet, inte löpande.
Varför återkommande intäkter är värda att strukturera
Utöver det jämnare kassaflödet gör en bas av serviceavtal företaget mer förutsägbart – och mer värt om du någon gång vill sälja det. Återkommande intäkter värderas högre än enstaka jobb, just för att de är stabila.
Sammanfattning
Förskottsfakturerade serviceavtal periodiseras via förutbetalda intäkter (momsen redovisas dock direkt). Jour faktureras löpande, ROT kan gälla på arbetskostnaden, och garantiåtaganden hanteras med en garantiavsättning. Rätt uppsatt ger serviceaffären både ordning i bokföringen och ett stabilare företag.
Periodiserings- och avsättningsreglerna bygger på K2 (BFNAR 2016:10) och K3 (BFNAR 2012:1). Exakt kontering beror på vilken kontoplan du använder.